Gestire Agenda

Come gestire l’agenda e vivere felici

Vuoi avere successo nel tuo lavoro? Saper gestire efficacemente i tuoi impegni è fondamentale

Il tempo è la nostra vita, non è solo denaro, per parafrasare il famoso detto. Come scegli di impegnarlo è quindi fondamentale.

La vita professionale non prescinde da questo, anzi la gestione efficace della nostra agenda è alla base dell’equilibrio lavoro/vita personale, che perseguiamo in tanti.

Con gestire l’agenda intendo tutta la sfera della pratica dell’incastro dei vari impegni e del nostro planning di breve, medio e lungo periodo.

È importante soprattutto per un libero professionista, un imprenditore, ma anche per chi lavora come dipendente o manager.

“Il modo in cui impieghiamo le giornate è, naturalmente, il modo in cui trascorriamo la vita.”

ANNIE DILLARD

Siamo sempre così bravi a dare la giusta importanza a tutti gli impegni, le attività che svolgiamo al lavoro e anche al tempo libero? E soprattutto a rispettarli senza troppi stress?

Perché è importante gestire bene l’agenda?

Se hai un’agenda a prova di bomba (imprevisti a parte ovviamente) eviti di sprecare tempo e sei più efficace nel tuo lavoro, anche dal punto di vista emozionale e dello stress, come ti avevo già raccontato nel mio post che parlava di “ansia da lavoro”.

La perfezione non esiste, ma possiamo sempre migliorare.

Primo: dare le priorità

Quando metti in agenda un impegno sacrificandone un altro, stai facendo una scelta di importanza o di urgenza.

O meglio: dovrebbero essere queste le variabili che ti guidano.

  • Importante e urgente: da mettere in agenda al più presto possibile
  • Importante e non urgente: stabilire (comunque subito) una data comoda nelle prossime settimane
  • Non importante ma urgente: secondo la matrice di Eisenhower la dovresti delegare. Quindi pensaci prima di metterla in agenda
  • Non importante e non urgente: sei sicuro che vuoi occupare il tuo spazio per questo?

Se cancelli un impegno per un altro, il discorso è lo stesso, ma ricordati che quando stai facendo il pacco dall’altra parte c’è una persona che ti aveva allocato il tempo e fermato la sua agenda, rinunciando magari a sua volta ad un altro impegno, magari con un cliente.

Non fare all’agenda degli altri quello che non vorresti fosse fatto alla tua.

Apri l’agenda!

Uno dei motivi per cui si ha un’agenda incasinata, si dimenticano gli impegni, sovrapponendoli uno all’altro è proprio che non ti segni tutti gli impegni subito e non lo fai nello stesso posto!

Quindi:

  • Segna subito gli impegni appena sai la data di un evento o definisci un appuntamento
  • Non rimandare dicendo “no dai sentiamoci poi ora sono troppo incasinato” e lo sarai sempre! Vedi sopra lo schema di urgenza e importanza. Lo stesso se sono gli altri a dirtelo. Non procrastinare, poi ti incasini di più!
  • Chi arriva prima lo fa” quando si lavora in team, non è un buon modo di gestire l’agenda, va a finire che in due state facendo la stessa cosa. Segnarsi chi fa cosa e quando è più efficace per l’agenda del team. Urgenze a parte, ovviamente.

Strumenti

La Moleskine è bella, ma non sempre funzionale.

Io sono per il supporto tecnologico.

Cosa uso io?

  • Uso le app “Calendario” di IOS ma principalmente “PocketLife”che è perfettamente integrato con diversi calendari, tra cui Google Calendar che puoi guardare anche da PC e condividere i calendari dei tuoi colleghi. E posso segnare i vari impegni con i diversi colori!
  • Per il resto (i dipendenti) c’è Outlook: è sempre una garanzia.

Prendere l’appuntamento

“Puoi giovedì alle 15:07 oppure venerdì alle 9:35?”

“No, potrei venerdì alle 13:20”

”Non posso io. Settimana prossima?”

Alzi la mano chi non ha avuto uno scambio di messaggi o di mail del genere per prendere un appuntamento perdendo tempo e fatica.

Da quando ho scoperto Calendly non posso più farne senza!

Si sincronizza con la tua agenda (Google, Outlook, iOS, ecc) e mandando il link la persona può vedere quando sei libero e prendersi l’appuntamento. E si segna automaticamente sulla tua agenda senza che tu faccia nulla!

Per il resto c’è sempre Outlook che quando stai organizzando una riunione o mandando un’invitation ti fa vedere il calendario dei tuoi colleghi e collaboratori senza mandare 10 mail.

Come organizzare gli impegni

Alcuni suggerimenti:

  • Quando hai un impegno con altre persone manda l’invito in modo che appaia nel suo calendario o che riceva una mail con l’evento che dovrà accettare e per cui gli arriverà anche l’alert.
  • Ricordati di considerare gli spostamenti e gli inconvenienti aggiungendo dei margini di sicurezza tra un impegno e l’altro.
  • Segnati gli impegni ricorrenti. Ci sono impegni che si ripetono periodicamente: usa nel calendario l’opzione “ripeti” in modo che automaticamente sia presente in tutte le occorrenze. Io per esempio so che tutte le settimane il mercoledì alle 7:30 ho la colazione di lavoro BNI. Ai tempi di Eurizon Capital tra colleghi c’era l’evento “mandare le quote a X” tutti i giovedì alle 13:00.
  • Metti gli alert! A meno che non guardi l’agenda continuamente ti conviene mettere gli avvisi (una suoneria o una mail) in modo da organizzarti o muoverti per tempo.
  • Segnati a calendario il tempo per i tuoi lavori. Quando stai seguendo un progetto e sai che gli dedichi 2 ore ogni volta il pomeriggio, che dalle 9:00 alle 10:00 sbrighi le mail, e alle 10:30 fai girare una specifica procedura. Così difendi il tuo spazio dai colleghi e clienti che ti vedono occupato sull’agenda. Io lo faccio per scrivere, per studiare.
  • Prendi un appuntamento anche per le telefonate. A meno che non sia un tuo amico o un familiare la telefonata va pianificata.
  • Segnati anche gli impegni della tua vita personale. Che sia lo sport, un aperitivo con gli amici

Difendere la propria agenda

Anche se la tua agenda è impeccabile, oltre ai possibili “pacchi” last minute, è importante anche saperla difendere dagli attacchi di quegli esseri che definiamo “disturbatori”.

Arrivano di persona o tramite whatsapp, mail e telefonate a cercare di distrarti e a invadere il tuo tempo, magari è il collega che vuole raccontarti dell’ultimo gossip aziendale o per parlarti di un nuovo lavoro, proprio in quel momento in cui stavi quagliando.

  • Mettiti in modalità “non disturbare” sui tuoi device e chiudi la posta. La mia collega Paola si metteva “impegnato” sulla chat aziendale: funzionava, non la disturbavi!
  • Se proprio fionda qualcuno di persona o ti chiama all’improvviso, ricontratta il tempo e chiedendo di mandarti una mail o di parlarne più tardi davanti ad un caffè.

Tu come organizzi i tuoi impegni? Che modalità adotti?

Vuoi migliorare il tuo modo di gestire l’agenda?

Prenditi un appuntamento con Calendly e ne parliamo!

https://calendly.com/cristianamelis/30min

 

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