Come gestire l’agenda e vivere felici

Vuoi avere successo nel tuo lavoro? Saper gestire efficacemente i tuoi impegni è fondamentale

Il tempo è la nostra vita, non è solo denaro, per parafrasare il famoso detto. Come scegli di impegnarlo è quindi fondamentale.

La vita professionale non prescinde da questo, anzi la gestione efficace della nostra agenda è alla base dell’equilibrio lavoro/vita personale, che perseguiamo in tanti.

Con gestire l’agenda intendo tutta la sfera della pratica dell’incastro dei vari impegni e del nostro planning di breve, medio e lungo periodo.

È importante soprattutto per un libero professionista, un imprenditore, ma anche per chi lavora come dipendente o manager.

“Il modo in cui impieghiamo le giornate è, naturalmente, il modo in cui trascorriamo la vita.”

ANNIE DILLARD

Siamo sempre così bravi a dare la giusta importanza a tutti gli impegni, le attività che svolgiamo al lavoro e anche al tempo libero? E soprattutto a rispettarli senza troppi stress?

Perché è importante gestire bene l’agenda?

Se hai un’agenda a prova di bomba (imprevisti a parte ovviamente) eviti di sprecare tempo e sei più efficace nel tuo lavoro, anche dal punto di vista emozionale e dello stress, come ti avevo già raccontato nel mio post che parlava di “ansia da lavoro”.

La perfezione non esiste, ma possiamo sempre migliorare.

Primo: dare le priorità

Quando metti in agenda un impegno sacrificandone un altro, stai facendo una scelta di importanza o di urgenza.

O meglio: dovrebbero essere queste le variabili che ti guidano.

  • Importante e urgente: da mettere in agenda al più presto possibile
  • Importante e non urgente: stabilire (comunque subito) una data comoda nelle prossime settimane
  • Non importante ma urgente: secondo la matrice di Eisenhower la dovresti delegare. Quindi pensaci prima di metterla in agenda
  • Non importante e non urgente: sei sicuro che vuoi occupare il tuo spazio per questo?

Se cancelli un impegno per un altro, il discorso è lo stesso, ma ricordati che quando stai facendo il pacco dall’altra parte c’è una persona che ti aveva allocato il tempo e fermato la sua agenda, rinunciando magari a sua volta ad un altro impegno, magari con un cliente.

Non fare all’agenda degli altri quello che non vorresti fosse fatto alla tua.

Apri l’agenda!

Uno dei motivi per cui si ha un’agenda incasinata, si dimenticano gli impegni, sovrapponendoli uno all’altro è proprio che non ti segni tutti gli impegni subito e non lo fai nello stesso posto!

Quindi:

  • Segna subito gli impegni appena sai la data di un evento o definisci un appuntamento
  • Non rimandare dicendo “no dai sentiamoci poi ora sono troppo incasinato” e lo sarai sempre! Vedi sopra lo schema di urgenza e importanza. Lo stesso se sono gli altri a dirtelo. Non procrastinare, poi ti incasini di più!
  • Chi arriva prima lo fa” quando si lavora in team, non è un buon modo di gestire l’agenda, va a finire che in due state facendo la stessa cosa. Segnarsi chi fa cosa e quando è più efficace per l’agenda del team. Urgenze a parte, ovviamente.

Strumenti

La Moleskine è bella, ma non sempre funzionale.

Io sono per il supporto tecnologico.

Cosa uso io?

  • Uso le app “Calendario” di IOS ma principalmente “PocketLife”che è perfettamente integrato con diversi calendari, tra cui Google Calendar che puoi guardare anche da PC e condividere i calendari dei tuoi colleghi. E posso segnare i vari impegni con i diversi colori!
  • Per il resto (i dipendenti) c’è Outlook: è sempre una garanzia.

Prendere l’appuntamento

“Puoi giovedì alle 15:07 oppure venerdì alle 9:35?”

“No, potrei venerdì alle 13:20”

”Non posso io. Settimana prossima?”

Alzi la mano chi non ha avuto uno scambio di messaggi o di mail del genere per prendere un appuntamento perdendo tempo e fatica.

Da quando ho scoperto Calendly non posso più farne senza!

Si sincronizza con la tua agenda (Google, Outlook, iOS, ecc) e mandando il link la persona può vedere quando sei libero e prendersi l’appuntamento. E si segna automaticamente sulla tua agenda senza che tu faccia nulla!

Per il resto c’è sempre Outlook che quando stai organizzando una riunione o mandando un’invitation ti fa vedere il calendario dei tuoi colleghi e collaboratori senza mandare 10 mail.

Come organizzare gli impegni

Alcuni suggerimenti:

  • Quando hai un impegno con altre persone manda l’invito in modo che appaia nel suo calendario o che riceva una mail con l’evento che dovrà accettare e per cui gli arriverà anche l’alert.
  • Ricordati di considerare gli spostamenti e gli inconvenienti aggiungendo dei margini di sicurezza tra un impegno e l’altro.
  • Segnati gli impegni ricorrenti. Ci sono impegni che si ripetono periodicamente: usa nel calendario l’opzione “ripeti” in modo che automaticamente sia presente in tutte le occorrenze. Io per esempio so che tutte le settimane il mercoledì alle 7:30 ho la colazione di lavoro BNI. Ai tempi di Eurizon Capital tra colleghi c’era l’evento “mandare le quote a X” tutti i giovedì alle 13:00.
  • Metti gli alert! A meno che non guardi l’agenda continuamente ti conviene mettere gli avvisi (una suoneria o una mail) in modo da organizzarti o muoverti per tempo.
  • Segnati a calendario il tempo per i tuoi lavori. Quando stai seguendo un progetto e sai che gli dedichi 2 ore ogni volta il pomeriggio, che dalle 9:00 alle 10:00 sbrighi le mail, e alle 10:30 fai girare una specifica procedura. Così difendi il tuo spazio dai colleghi e clienti che ti vedono occupato sull’agenda. Io lo faccio per scrivere, per studiare.
  • Prendi un appuntamento anche per le telefonate. A meno che non sia un tuo amico o un familiare la telefonata va pianificata.
  • Segnati anche gli impegni della tua vita personale. Che sia lo sport, un aperitivo con gli amici

Difendere la propria agenda

Anche se la tua agenda è impeccabile, oltre ai possibili “pacchi” last minute, è importante anche saperla difendere dagli attacchi di quegli esseri che definiamo “disturbatori”.

Arrivano di persona o tramite whatsapp, mail e telefonate a cercare di distrarti e a invadere il tuo tempo, magari è il collega che vuole raccontarti dell’ultimo gossip aziendale o per parlarti di un nuovo lavoro, proprio in quel momento in cui stavi quagliando.

  • Mettiti in modalità “non disturbare” sui tuoi device e chiudi la posta. La mia collega Paola si metteva “impegnato” sulla chat aziendale: funzionava, non la disturbavi!
  • Se proprio fionda qualcuno di persona o ti chiama all’improvviso, ricontratta il tempo e chiedendo di mandarti una mail o di parlarne più tardi davanti ad un caffè.

Tu come organizzi i tuoi impegni? Che modalità adotti?

Vuoi migliorare il tuo modo di gestire l’agenda?

Prenditi un appuntamento con Calendly e ne parliamo!

https://calendly.com/cristianamelis/30min

 

LA PAURA TI AIUTA. L’ANSIA NO

La paura è un’emozione utile, spesso vista come negativa, ma lo è solo se sfocia in ansia, che invece va gestita

Voglio sdoganare le credenze che di solito abbiamo verso una delle emozioni più importanti e ataviche: la paura!

La paura è una delle emozioni che si attiva in situazioni di pericolo o che noi avvertiamo come pericolose. Ai nostri antenati per esempio era di aiuto per evitare di essere sbranati da bestie feroci. Ma, parlando di questioni lavorative, a meno che tu non sia un chirurgo, o che un cliente non del tutto soddisfatto entri in ufficio con un mitra, o il tuo capo ti frusti se il tuo report non è perfetto, la paura è un’emozione che ci arriva in situazioni di incertezza o quando andiamo fuori la nostra area di comfort. Come quando dobbiamo fare una presentazione in pubblico, prima di un esame o della consegna di un lavoro importante, paura di dire o fare qualcosa di sbagliato, presentarsi ad un evento di networking da soli.

Perché è utile la paura?

Perché ci aiuta a prestare maggiore attenzione, a prepararci bene per fare il nostro speech (per paura di fare una figuraccia) o ci salva da situazioni spiacevoli, ci fa riflettere di più prima di parlare o di agire. È una fonte di energia che ci spinge ad agire e ci fa focalizzare su ciò che è importante per noi. Se fossi disinteressato a come faccio la mia presentazione, ad esempio, probabilmente la curerei poco nei contenuti e nella grafica, rimediando magari una brutta figura.

Quindi la paura è un’emozione magari poco piacevole ma funzionale al “salvarci”

E l’ansia?

Se la paura aumenta di intensità e diventa ansia, la questione cambia, perché questa emozione non ti aiuta.

Se fatichi a concentrarti, provi una sensazione di disagio forte al petto o allo stomaco, hai i l cuore a mille, ti giri e rigiri e non combini nulla di concreto perché non sai da che parte iniziare, allora forse l’ansia ti sta tenendo prigioniero e sta prendendo il sopravvento.

L’ansia spesso non ci aiuta ma ci paralizza, nel senso che non ci fa agire, non ci fa essere lucidi e usare la nostra parte razionale. Ci succede quando abbiamo tantissime cose da fare e non sappiamo come raccapezzarci, quando capita un imprevisto che ci scombina tutti i piani e dobbiamo riprogrammare tutto, o ancora il tuo capo (o cliente) arriva con una richiesta super urgente e tu non puoi dire di no, ovviamente con deadline ieri!

O semplicemente la paura incontrollata sfocia in ansia perché pensi di non farcela.

Saper gestire le emozioni, denota una buona intelligenza emotiva, come ti avevo già spiegato in un mio precedente post, allenarsi a farlo è la chiave vincente, anche per dominare l’ansia. Ti riporto sotto alcune dritte o accorgimenti che ho elaborato o fatto mie per lavorare meglio, per tenere a bada l’ansia, ma anche lo stress!

  • Fai il tuo piano d’azione! Una bella lista con carta e penna (importante) con le cose da fare mettendoli in ordine partendo dalle più urgenti e importanti. Aiutati con la matrice di Eisenhower: se è importante e non urgente, la programmi; se urgente e non importante la deleghi (leggi sotto), se non è né urgente né importante ne riparliamo poi. Depenna poi una ad una nel mentre che svolgi le attività, magari con una penna rossa.
  • Ti prego delega! Esatto, impara a delegare. Lo so, questo meriterebbe un post a parte, incontro spesso molte resistenze su questo, anche con persone che rivestono un ruolo di responsabilità, ma le cose più operative non le puoi fare tutte tu, devi imparare a fidarti e a farti aiutare.
  • Sei bloccato, sbloccati. Io adotto questo espediente: se ho fatto la lista come sopra e non riesco ad ingranare, per rompere il ghiaccio, inizio con le attività che mi cubano (parola molto amata nel mio ex ufficio) poco tempo (rispondere a qualche mail semplice, sistemare degli impegni in agenda, ad esempio). Cosi depenno qualcosa dalla lista, mi fa stare meglio e inizio di slancio.
  • Usa il metodo del pomodoro. È una tecnica famosa: si lavora ad intervalli di tempo, ad esempio un pomodoro 25 minuti, e si fa una pausa di 5, ripetendo il ciclo per quanti pomodori ti servono per fare la tua attività. Durante il pomodoro devi rimanere focalizzato e non fare nient’altro, quando scattano i 5 minuti di pausa lascia stare tutto, obbligatoriamente, e fai qualcosa di molto veloce e diverso dal lavoro. Dopo 4 pomodori ti è concessa una pausa di 15 minuti. Prova è sorprendente come migliori la concentrazione e la produttività, ti consiglio l’App BeFocused, che oltretutto tiene traccia anche di quali diverse attività fai durante la giornata.
  • Alzati e cammina! So che stai facendo di tutto per consegnare il lavoro per tempo e per fare del tuo meglio, è per questo che è consigliabile ogni 1 o 1h e ½ è meglio alzarsi dalla scrivania o smettere quello che stavi facendo per staccare un attimo. L’attenzione massima non può resistere costante, è scientificamente provato che ad un certo punto si abbassa e il tuo rendimento cala. Che tu usi la tecnica del pomodoro o meno, tieni monitorato quanto rimani seduto. Ad esempio puoi usare un fitness tracker e impostare l’allarme per un’ora, così ti ricordi e fai due passi, fosse solo per andare in bagno.
  • Impara a dire no. Anche su questo tornerò sopra con un post dedicato. Se hai delle cose da chiudere e proprio non riesci ad aiutare il tuo collega o andare a quell’happy hour di networking dillo tranquillamente, invece che improvvisare capriole e salti carpiati che ti mettono in difficoltà. È una iniezione di autostima e anche di self-care! Vale lo stesso anche con le telefonate improvvisate, whatsapp e tutti i 97 social che utilizziamo abitualmente.
  • Negozia le scadenze. Strettamente legato al punto precedente, impara a contrattare le scadenze. A meno che non ci sia un’urgenza (per ieri!) perché stanno crollando i mercati e il direttore degli investimenti vuole sapere quanto siete esposti sui titoli russi (che bei ricordi!) o il tuo cliente non ha bisogno di una tua consulenza per un momento molto critico, impara a programmare i tempi e il carico di lavoro.
  • Prevenire è meglio che curare! Te lo avranno già detto sicuramente mille volte, con questa fanno 1001: fai sport o movimento! Fa aumentare la serotonina (l’ormone del buonumore, volgarmente parlando), ti libera la mente e stimola la creatività. E ti tiene in forma, ovviamente! Non occorrono ore di allenamento, basta che usi di meno la macchina o scendi la famosa fermata prima dal tram. A Milano, per esempio, sempre con il fitness tracker di cui sopra ho scoperto che in una giornata tipo dove vado al coworking a lavorare e faccio qualche piccola commissione supero tranquillamente gli 8000 passi come ridere. Si, ci sono anche le apposite App sull’iPhone, non ti preoccupare.

 

Sono già attività che svolgi regolarmente? O qualcosa è nuovo per te?

Hai tu qualche trucco particolare che utilizzi per gestire l’ansia? Ti va di condividerlo con me? Commenta o scrivimi all’indirizzo cmelis@coachingpower.it

Grazie!

Vietato accontentarsi

Stai rimandando una decisione, ti arrovelli pensando a come uscire da una situazione un po’ scomoda senza riuscire a decidere? Ti stai accontentando!

Ecco, ci risiamo! è lunedì  e quando suona la sveglia, pensando di andare in ufficio o alla giornata che ti aspetta non trovi la forza di alzarti dal letto e neanche una vera motivazione per farlo.

Magari il tuo lavoro non ti piace più come una volta e cerchi di ricordare quando è stata l’ultima volta che ti sei svegliato felice e motivato. Ti trascini andando avanti e chiedendoti se potresti cambiare azienda, o semplicemente la mansione, o addirittura metterti in proprio aprendo quell’attività in cui sei tanto bravo e ti diverti a fare. E i giorni passano uno dopo l’altro, uguali a se stessi, senza che tu faccia qualcosa per cambiare la situazione. Poi c’è la crisi, la paura del nuovo e del cambiamento, o non hai idea da dove ripartire.

In poche parole ti stai “accontentando“.

Le parole sono importanti. E spesso il significato che diamo ad una parola non è uguale per tutti.

Il significato che io associo alla parola “accontentarsi” è quello di “rassegnarsi” “tergiversare”.

Per me la frase “devi accontentarti”, o “bisogna accontentarsi” significa mettersi in condizione di una situazione in cui stiamo subendo passivamente, senza fare nessuna scelta, prendere una decisione o compiere qualche azione. Tirare a campare insomma.

Davanti ad una sfida o difficoltà, una decisione da prendere, o una situazione complessa, un bivio insomma, abbiamo sempre tre possibilità

  • Accontentarsi: scegliere di non decidere e continuare a stare nel tunnel
  • Accettarla: decidere di stare in quella situazione, arredare il tunnel insomma
  • Cambiarla

Scegliere di non scegliere

La nostra tendenza è spesso quella di andare avanti in situazioni in cui non ci sentiamo più a nostro agio, non siamo più contenti, ci lamentiamo o ci trasciniamo.

Nel caso accontentarsi stiamo in una “non decisione”, subiamo la situazione.

Ma anche non prendere una decisione è una scelta!

Lo svantaggio di continuare a procrastinare, non facendo una scelta, significa mettersi in una situazione in cui poi saranno gli altri a decidere per noi o comunque sarà la vita che prenderà una piega che magari non volevamo o non abbiamo scelto, appunto.

Se sei nel tunnel, arredalo!

Che differenza c’è tra accontentarsi e accettare la situazione?

Accettare, restare, implica una fase attiva, uno sforzo di resilienza. Significa analizzare la situazione e decidere che per noi è meglio rimanere dove stiamo, non cambiare.

Se cerchi di guardare la situazione per quella che è, in un’ottica di abbondanza, ti interroghi su cosa davvero è più adatto a te e su quali sarebbero le conseguenze del cambiamento, stai ponendo le basi per una scelta consapevole.

Non è detto che la soluzione migliore sia cambiare, ognuno ha la sua storia e i suoi tempi.

Per decidere puoi fare un bilancio degli aspetti positivi e negativi, di cosa tenere della situazione che ti rende “rassegnato”, focalizzarti di più su quello che c’è!

Nel caso di una situazione lavorativa poco piacevole, decidere di stare, per esempio, potrebbero esserci i vantaggi:

  • l’azienda ti piace
  • Hai un buon stipendio
  • Sei riconosciuto,
  • hai un’altra professionalità
  • stai pagando il mutuo
  • puoi prenderti le ferie quando vuoi
  • hai bisogno di stabilità,
  • il clima dell’ufficio con i colleghi è buono
  • hai molti benefit

Analizzare la situazione e decidere di tenerla mette in atto nuove energie, più propositive e positive.

Sei nel tunnel ma decidi di arredarlo come piace a te.

Liberi quell’energia che impieghi nello stare ad arrovellarti a pensare a quella situazione, a negarla, e magari inizi a vedere che per noi è più importante stare e cercare di vedere quello che c’è, in un’ottica di abbondanza, invece che di deficit (vedere cosa ti manca).

Quali sono i vantaggi?:

  • Liberi energia e ti senti meglio
  • Prendi una decisione e smetti di procrastinare
  • Finalmente hai la visione di abbondanza piuttosto che di deficit

Accettare la situazione, di solito, è anche un modo di fare pace con se stessi e comunque mettere le basi  per fare un cambiamento in futuro.

Se il bilancio è più negativo che positivo puoi decidere di cambiare, il che richiede molte più energie, obiettivi chiari e un buon piano d’azione!

E tu cosa fai? Ti stai accontentando?

Se non vuoi più accontentarti, scrivimi all’indirizzo cmelis@coachingpower.it o contattami sui social, valutiamo insieme se arredare il tunnel o cambiare, o continuare ad accontentarti!